社内アプリとは？6つのメリットと注意点・活用事例を紹介

近年、さまざまな業界で社内アプリの活用が進んでいます。

この記事では、社内アプリの導入を検討している経営層や人事担当者に向けて、社内アプリの基本的な概要から、導入のメリット、開発手法、導入ステップ、注意点まで解説します。また、実際の導入事例も紹介するので、自社への導入検討にぜひ役立ててください。

社内アプリの活用が広がっている背景

働き方の多様化により、従来の紙資料や掲示板では情報共有が困難になっています。また、部門間のコミュニケーション不足やナレッジ共有の課題もあります。社内アプリの活用は、スマートフォンからの即時アクセスやプッシュ通知機能で、確実な情報伝達が可能です。

さらに、ピアボーナス(仲間同士のインセンティブ制度)や、社員食堂用の会員証アプリなど福利厚生の一環として従業員のモチベーション向上と組織全体の活性化にも貢献することから、導入が広がっています。

社内アプリ導入の6つのメリット

社内アプリには、業務効率化やコミュニケーション向上など、さまざまなメリットがあります。ここでは、主な6つのメリットについて解説します。

社内アプリの開発手段

社内アプリの開発手段は、フルスクラッチ開発とノーコード開発の2つです。それぞれの特徴と、メリット・デメリットについて解説します。

フルスクラッチ開発

フルスクラッチ開発は、既存のシステムやテンプレートを使用せず、ゼロからアプリケーションを構築する方法です。企業独自のニーズに合わせた機能やデザインを実現でき、複雑な業務プロセスにも対応可能という特徴があります。

一方で、開発には専門的なスキルと長期の開発期間が必要となり、費用面での負担も大きくなります。また、開発後の保守やアップデートにも、継続的なリソースが必要です。

ノーコード開発

ノーコード開発は、プラットフォームが提供する機能を組み合わせ、アプリケーションを構築する方法です。プログラミングの知識がなくても、視覚的な操作で必要な機能を選択し、システムを作り上げることができます。開発期間が短く、コストを抑えられる点が大きなメリットです。

ただし、実装できる機能はプラットフォームが提供するものに限られるため、独自性の高いシステムや複雑な要件には不向きな場合があります。

社内アプリ導入の4ステップ

企業が社内アプリを導入する際の流れを、4ステップで解説します。

社内アプリ導入の注意点

社内アプリを導入する際には、浸透させるための施策やルールの策定といった気をつけるべき点があります。ここでは、主な2つの注意点を解説します。

社内に浸透させるための施策を実施する

全従業員が社内アプリを効果的に活用できるよう、導入時には初期研修を実施し、詳細なマニュアルを整備することが重要です。また、アプリの具体的な活用事例を定期的に共有し、実際の業務での有効な使用方法を示すことで、運用の質を高めていきます。

運用ルールを策定する

社内アプリは、スマートフォンからのアクセスが容易なため、時間や場所を問わずコミュニケーションが可能です。しかし、この利便性が業務時間外の過度な連絡につながり、従業員の負担となる可能性があります。また、情報漏えいのリスク対策も欠かせません。業務時間外の利用制限や閲覧権限の付与といった、運用ルールを設けることが必要です。

社内アプリツールを選ぶときのポイント

社内アプリをノーコード開発する場合は、適切なプラットフォームやツールの選択が重要です。ここでは、選択時に重要な2つのポイントを解説します。

予算とコスト効果を考慮する

社内アプリ導入には、初期費用だけでなく、月額使用料や保守費用などのランニングコストも含めた総合的な予算計画が必要です。併せて、将来的なユーザー数の増加や機能追加に伴うコスト変動の想定も重要です。拡張性を持つツールを選択することで、新たなシステム導入の必要性を減らし、長期的な観点でのコスト抑制が可能となります。

サポート体制を確認する

導入から運用まで円滑に進めるためには、充実したサポート体制が不可欠です。初期設定や既存システムとの連携サポート、トラブル発生時の対応方法など、具体的なサポート内容を事前に確認します。オンラインヘルプやマニュアル、カスタマーサポートの質と迅速性も、導入後の安定運用に大きく影響するため、慎重に検討する必要があります。

社内アプリの導入・活用例

社内アプリを導入し、活用している5社の例を紹介します。

アプリ導入で社内活性化

ある総合商社では、グループ内の多様なサービスや商品の認知度向上を目指し、社内アプリを導入しました。グループ全体で幅広い事業を展開していましたが、各事業のサービスや商品について、把握できている従業員が少ないことが課題でした。

そこで、社内アプリを通じて、サービスや商品の情報を従業員に浸透させ、従業員と顧客とのコミュニケーションツールとしても活用することを目指しました。まずは、アプリを通じて、従業員向け割引サービスを開始したことにより、従業員の自社サービスや商品の利用と理解を促進し、社内の活性化につながっています。

アプリ導入で顧客管理の工数削減

複数のバイクショップを運営する企業では、手書きの伝票管理と古い顧客管理ソフトの使用により、増加する顧客データの管理に課題を抱えていました。そこで、顧客管理システムの電子化を目的として社内アプリを導入しました。

その結果、伝票や顧客情報はデータとして一元管理され、工数を大幅に削減できました。また、顧客の購入履歴やメンテナンス記録も簡単に参照できるようになり、顧客サービスの向上にもつながっています。

コミュニケーション改善による業務効率化

ある製造業では、部門間の情報共有の遅れが業務の非効率を招いていました。そこで、社内専用のチャットと掲示板機能を備えたアプリを導入しました。

導入後は、部門を越えた情報交換がリアルタイムで可能となり、会議や決裁のスピードが大幅に向上。特に、製造現場と管理部門間での情報共有がスムーズになり、生産計画の調整や品質管理における意思決定が迅速化されました。また、社内イベントや重要な連絡事項も、アプリを通じて全従業員に即座に共有されるようになりました。

プロジェクト管理の効率化

ITサービス企業では、複数のプロジェクトを並行して進める中で、タスク管理の煩雑さが課題となっていました。この解決のため、プロジェクト管理機能を搭載した社内アプリを導入しました。

アプリ導入により、各プロジェクトの進捗状況がリアルタイムで可視化され、担当者の作業状況も即座に把握できるようになりました。また、承認フローの自動化により、以前は数日かかっていた決裁プロセスが数時間で完了するようになり、業務効率が大きく改善されました。

情報共有基盤の構築

金融機関では、部署ごとに異なるシステムで情報管理を行っていたため、必要な情報の検索に時間がかかることが問題でした。この課題に対し、情報を一元管理できる社内アプリを導入しました。

導入後は、社内の各種文書や報告書が統合され、必要な情報への素早いアクセスが可能になりました。特に、検索機能の充実により、以前は30分以上かかっていた資料探しが数分で完了するようになり、業務効率の大幅な向上を実現しています。

まとめ

社内アプリは、リアルタイムな情報共有やリモートワーク対応、コミュニケーションの活性化など、多くのメリットをもたらします。導入を検討する際は、自社の課題やニーズを明確にし、適切な開発手法を選択することが重要です。

社内販売の割引券や社員食堂の会員証、顧客管理システムと連携したアプリ化など、社内アプリの実績があります。導入に関するご相談は、以下のリンクからお気軽にお問い合わせください。