予約管理アプリで業務を効率化！機能やメリット、選び方、システム活用例など

顧客から寄せられた予約情報を、アプリ1つで管理できる方法があることをご存じですか？

今回は、予約情報の管理に役立つ、予約管理アプリについて解説します。

予約管理アプリとは

予約管理アプリとは、電話・FAX・メール・Web上など、店舗に寄せられた予約情報を1つに集約し、管理できるアプリです。

スマートフォンやタブレットがあればアプリをインストールするだけで管理できるため、手軽に利用できます。

予約管理アプリに搭載されている機能

ここからは、予約管理アプリに搭載されている、さまざまな機能について解説します。

24時間予約受付＆空席管理

​​予約管理アプリを利用すれば、24時間365日いつでも自動で予約受付が完了します。

顧客にとっては、予約受付時間を気にせずいつでも予約できるようになります。また、従業員にとっては、業務が忙しい時に受付対応することがなくなります。

サービスの連携機能

使用する予約管理アプリによっては、他の外部サービスと連携できる機能を搭載しているものがあります。サービスの連携機能を利用すると、複数のプラットフォームからの予約を一括で管理できます。

連携できるサービスは予約だけでなく、SNSや顧客データの分析サービスなどさまざまです。例えば顧客データの分析サービスであれば、予約管理で得られたデータを活用してより効果的なマーケティングを導入できます。

外部サービスとの連携によって、大きなメリットを得られます。

予約のお知らせ機能

予約のお知らせ機能も予約管理アプリに搭載されている機能のひとつです。

予約をリマインドする機能で、予約をした顧客に対しプッシュ通知やメールなどを自動送信します。予約日や予約の時間が近づくと顧客にお知らせが届くため、無断キャンセルの予防が可能です。

予約のあった顧客1人ひとりに連絡を入れる必要がなくなり、人員コストの削減にもつながります。

顧客情報管理

予約管理アプリは、店舗に寄せられた予約情報や顧客情報を一括管理できます。これにより、顧客が利用した日時・サービス・金額・利用頻度の分析が可能です。

アプリ上で管理できるため、ノートやパソコンに情報を移行させる必要がありません。

クーポン配信

予約管理アプリは顧客分析を行えるため、顧客のニーズを掴みやすいというメリットがあります。また、分析を行うことで、顧客の興味・関心に合ったクーポンの配信を行い、リピーター獲得を狙うことができます。

予約管理アプリを導入するメリット

予約管理アプリの導入は、店舗側にも顧客側にもさまざまなメリットがあります。

ここからは、予約管理アプリを導入することで実際に得られるメリットについて解説します。

予約機会損失の減少

従業員が不在の時間にも予約受付が可能となるため、顧客の取りこぼしを防ぎ、予約機会損失の減少につながります。

たとえば「満席時は予約の電話に出られない」「営業時間外の問い合わせに対応できない」などといった店舗のお悩みを解決できます。

予約管理業務の自動化

予約管理業務の自動化により、受付時の確認メールや、前日・当日のリマインドメールの自動配信が可能です。

業務を自動化することで従業員の予約管理業務を最小限にでき、人件費を削減することができます。

当日キャンセル・無断キャンセルの防止

予約受付時に送信される確認・リマインドメールにより、当日キャンセル・無断キャンセルを防止する効果が期待できます。

なお、利用するアプリによっては事前決済が可能です。すでに料金を支払っている状態のため、キャンセルによるトラブルの防止にも役立ちます。

リピーター獲得＆予約サイトからの脱却

予約管理アプリは、リピーター獲得にも役立ちます。予約管理アプリに来店時の情報が蓄積されるため、店舗に通うほど個々人に合ったサービスが受けられるようになります。

そのため、顧客に「居心地が良いから継続利用したい」と思ってもらえるようになります。また、アプリにお得なクーポンを配信できるため、上記との相乗効果が期待できます。

また、一度来店した顧客にアプリをダウンロードしてもらえば、次回からは予約サイトなどを経由せず直接予約が受けられるため、予約サイトからの脱却も図れます。

顧客情報分析によるマーケティング

予約管理アプリを導入すれば、顧客情報に基づいた、精度の高いマーケティング分析が可能です。

たとえば、予約が集中する曜日や時間、客層や人気メニューなど、さまざまな観点から分析できます。実際に店舗を利用した顧客情報であるため、信頼性の高い情報といえるでしょう。

そのほか、リピーターの利用傾向を分析すれば、より顧客満足度の高いサービスを提供できるようになります。

予約アプリを導入するデメリット

予約アプリを導入するにあたって、デメリットも存在します。デメリットを理解したうえで利用すれば、手軽で便利なツールです。

ここでは、予約アプリを導入するうえで生じるデメリットを、3点解説します。

予約者の人物像を顧客情報からしか掴めない

1つ目は、予約者の人物像が掴みにくい点です。

とくに個人経営の場合、顧客に合わせたサービスを提供するために、予約者の人物像を事前に把握しておきたいものです。

電話や来店しての予約であればコミュニケーションをとるため、声のトーンや口調などから顧客の様子を掴めます。しかし、予約アプリで掴める情報は入力された情報のみです。

顧客に合わせたサービスを提供するためには、予約情報だけでなく顧客の情報を活用する必要があります。

システムの運用に慣れが必要

2つ目は、システムを運用するうえで慣れが必要な点です。

予約の確認操作やキャンセルの処理操作など、操作や利用方法を覚えながら運用する必要があります。そのためシステムを導入した直後は、タスクが1つ増えるようなものです。

また、新入社員が入社するたびに操作方法を共有する手間も発生します。慣れるまでは、システムを運用するための業務が増加する可能性もある点を考慮しましょう。

アプリやネットの利用になれていない層を取りこぼす可能性がある

3つ目は、アプリやインターネットの利用を苦手とする人が利用しづらい点です。

スマートフォンの操作に慣れていない高齢者やインターネットを普段利用しない人などにとっては、システムの利用に難しさを感じさせる可能性があります。難しいと感じると、予約そのものをやめてしまう可能性もあります。

アプリやインターネットの利用を苦手とする人でも予約しやすいよう、従来の電話や来店での予約と併用するほか、アプリを簡単に扱えるような工夫がおすすめです。

予約管理アプリの選定ポイント

予約管理アプリにはさまざまな種類があります。そのため「無料のアプリで効果を見込めるのか」や「有料のアプリを導入して失敗しないか」など、選択に迷うこともあるでしょう。

ここからは、スムーズな導入に役立つ、予約管理アプリの選定ポイントについて解説します。

自店の商品・サービスに合った予約か

​​予約管理アプリを選別する上で最も重要なポイントが「自店の商品・サービスに合っているかどうか」です。

たとえば、飲食店向け、美容室・サロン向け・ホテル向けなど、業界ごとに提供するサービスが異なるため、相性のよい予約管理アプリも異なります。

アプリを選別する際は、導入実績から、どのような業界・企業で多く導入されているアプリであるのか確認しましょう。

決済機能が必要かどうか

飲食店や美容室など、利用するコース・メニューが決まっている店舗であれば、決済機能が搭載された予約管理アプリをおすすめします。特に、テイクアウトやデリバリーサービスを実施している店舗であれば、決済機能は不可欠です。

そのほか、スクール・セミナー関連の店舗であれば、会費や月謝などの集金作業をアプリ上で完結できるというメリットがあります。

機能拡張にかかる費用が適切か

店舗の利用状況によっては、機能拡張のためにプラン変更が必要になることがあります。そのような状況に備えて、プラン変更で発生する費用について、事前に確認しておくことが大切です。

なお、アプリによっては無料お試し期間を利用できるサービスもあります。無料で利用してみて、機能拡張に伴う費用が、自店にとって適切かどうかを判断できます。

従業員・顧客が使いやすいか

導入を検討するにあたり「従業員・顧客にとって使いやすいアプリかどうか」も重要なポイントです。誰が利用しても使いやすいアプリを選ぶことが大切です。

セキュリティ面は安全か

予約管理アプリは顧客情報を扱うため、セキュリティ面の対策は必須です。個人情報の流出によるトラブルを防止するためにも、セキュリティ対策が万全のアプリを選択するようにしましょう。

たとえば、個人情報を暗号化するSSL対応済みのアプリや、​​ISMS認証を受けているアプリがいいでしょう。このように、アプリの導入にはセキュリティ面にも配慮する必要があります。

予約管理アプリ導入の流れ

それぞれの手順について、詳細を解説します。

予約管理アプリの活用イメージ

予約管理アプリの活用イメージを、具体的な業種事例にて紹介します。

飲食店の予約管理

飲食店の予約管理では、来店日時と人数の把握が欠かせません。また、同時に店内の座席確保やレイアウトの確認も必要です。

予約管理アプリを導入すれば、座席やレイアウトを確認しながら予約を受けられます。空席状況が瞬時にわかるため、直接来店する当日客への対応もスムーズに行えます。

さらに、グルメサイトとの連携によって情報の一元管理が可能であるため、ダブルブッキングを回避できます。

予約時に入力する項目	氏名 メールアドレス 予約日時 人数 コース内容 アレルギーの有無 記念日　など
当日までのフォロー	予約確認メール キャンセル料発生日時のお知らせ リマインドメール
来店後のフォロー	キャンペーン情報 クーポン、誕生日特典の配布

予約管理アプリを活用することで、食材の調達や仕込み、シフト管理などが簡単に行えます。

美容室などサロン系の予約管理

美容室での予約管理では、来店日時や指名スタッフのほか、施術コースの把握が必要です。アプリを運用することで各スタッフのシフトと照合し、施術にかかる時間を計算しながら予約を管理できます。

予約時に入力する項目	氏名 メールアドレス 予約日時 指名スタッフ 施術内容 生年月日　など
当日までのフォロー	予約確認メール リマインドメール
来店後のフォロー	フォローメール クーポン、誕生日特典の配布

希望の施術内容に合わせて、自動で予約可能な日時枠がユーザーに表示される仕組みです。ユーザーは、空いている枠から都合のよい日時を選びます。

また、電話やWebサイトなどアプリ以外からの予約も一元管理でき、予約のリマインドメールや誕生日特典などの配信が可能です。

クリニックなど医療系の予約管理

医療系のクリニックの予約には、来院日時、症状などの情報が必要です。

予約管理アプリがあれば混雑状況を把握できるため、空いている時間や曜日をスムーズに案内できます。

予約時に入力する項目	氏名 メールアドレス 主な症状 来院希望日時 診察券番号 生年月日　など
当日までのフォロー	予約確認メール
来店後のフォロー	次回のフォローメール 健康診断のお知らせ

来院者数が特定の時間や曜日に偏ることがなくなれば、以下の利点が生まれます。

• 患者様を長時間待たせる事態が発生しにくい
• 混雑を回避して感染症のリスクを減らせる

電子カルテとの連携や自院ホームページへの埋め込みを行うことで、さらにアプリの機能を活かした運用が可能です。

セミナーの予約管理

オンラインセミナーの受講者数が伸びている昨今では、予約管理アプリのニーズが高まっています。

セミナーには多くの人が集まるため、受付の負担を減らすことは業務の効率化に欠かせません。予約管理アプリを使えば、今までは受付時に記入する必要のあった情報を事前に収集することが可能です。

予約時に入力する項目	氏名 生年月日 電話番号 会社名 事前質問　など
当日までのフォロー	予約確認メール リマインドメール
来店後のフォロー	アンケート 次回セミナーのお知らせ

入力項目に事前質問を加えておけば、当日は滞りなくセミナーを進行できます。

また、参加者にクレジットカードでの事前決済を促すことで、当日の作業を減らせます。さらに、セミナー後のアンケート実施や、次回セミナーのお知らせを配信することもアプリ内で行えます。

アクティビティ系の予約管理

アクティビティの予約管理では、希望日時や人数のほか、さまざまな要望の把握が求められます。宿泊予約であれば、部屋のタイプや食事の有無、チェックインとチェックアウトの時間などです。

予約管理アプリを使えば、これらの複雑な情報をすべて管理できます。

予約時に入力する項目	氏名 メールアドレス 宿泊日 人数 部屋タイプ 禁煙か喫煙か 食事の有無 チェックイン時間 アクセス方法 決済方法 生年月日　など
当日までのフォロー	予約確認メール キャンセル料発生日時のお知らせ リマインドメール
来店後のフォロー	フォローメール キャンペーンのお知らせ

また、他の宿泊予約サイトと連携すれば、情報を一元化できダブルブッキングを防止します。

GMOおみせアプリの予約機能

ここまで、予約管理アプリのメリットや導入選別のポイントについて解説しました。

なお、アプリの導入には「GMOおみせアプリ予約機能」がおすすめです。こちらは、おみせアプリに予約機能を追加する有料オプションです。

「予約キャンセル待ち機能」の搭載で、顧客の取りこぼしを防ぎます。また、シフト情報の登録機能を使えば、顧客は予約可能な日時をアプリ上で確認できます。

さらに、スクールやセミナーの予約に役立つ「スクール予約プラン」もご用意しております。この機能を使えば、1つの予約枠に対して複数名の予約が可能です。

予約管理アプリに興味がある方や、導入を検討している方は、ぜひGMOおみせアプリまでお問い合わせください。